Com o objetivo de criar uma central de cadastros, e com isso, desenvolver práticas de gestão que permitam um melhor gerenciamento das compras da companhia, e, consequentemente, uma redução nos custos em suas obras em todo o mundo, a Construtora oas, uma das mais importantes empresas brasileiras do setor de construção, implementou solução da Astrein, empresa especializada em soluções e software para gestão de ativos, facilities e cadastro.
Com o propósito de otimizar as compras, realizar a classificação fiscal e a padronização técnica dos itens, a empresa contratou a Astrein para a elaboração de um cadastro único de materiais que centralizasse as informações e atendesse rapidamente as necessidades da empresa. O start up do projeto foi realizado em outubro de 2009 com a compra de base multi idiomas de 10 mil itens. Atualmente a oas conta com uma central de cadastros estruturada, com 92 mil itens cadastrados e solicitações mensais de governança que chegam a 4 mil itens novos por mês.
Lucas Andrade, gerente de projetos da oas, conta que, antes do projeto, a empresa não tinha uma base de itens compartilhada e as compras eram feitas por demanda, de acordo com os itens solicitados por cada obra. “Isso ocasionava multiplicidade de dados e dificuldade em realizar cotações, compras centralizadas ou até mesmo mensurar a quantidade de material consumida pela empresa, pois o mesmo produto era cadastrado várias vezes, com descrições e códigos diferentes”.
A partir da implementação da Central de Cadastros do software Astrein a empresa obteve resultados como compras mais assertivas, classificação fiscal adequada, melhor gestão da área de suprimentos, controle de compras e indicadores por obra, formação de base de itens confiável e disponível em outros idiomas. “Até o final do ano vamos ter a disposição outra ferramenta para centralizar as informações específicas para compras de materiais de grande consumo como ferro e cimento, por exemplo, assim conseguiremos reduzir os custos a partir de compras em grande escala e fechamento de grandes contratos com fornecedores”, explica.
Andrade afirma que a base de itens cadastrados da Astrein foi fundamental para acelerar o processo de compras e o controle dentro de cada obra. “A central de cadastros já teve início com base enriquecida e governança com padrões de qualidade”. Após a aquisição da base de dados a empresa ampliou o projeto, investindo na governança de cadastro e na integração do software Astrein com o ERP da construtora.
Atualmente a solução é utilizada pelas áreas de compras, TI, fiscal e usuários de 41 obras no Brasil e outras 7 na América Latina. Nos próximos anos o cadastro único também será utilizado em empreendimentos da construtora na África. Além disso, a empresa está investindo em uma segmentação dentro do cadastro com materiais focados em obras para petróleo e gás, que devem somar mais 14 mil itens à central.
