A Construtora Odebrecht - uma das maiores do mundo, pertencente ao Grupo Odebrecht, que fatura cerca de R$ 40 bilhões - implantou um projeto de centralização e padronização de seus cadastros de materiais, serviços e fornecedores com tecnologia da Astrein - empresa que oferece soluções voltadas à gestão de processos nas áreas de Suprimentos, Financeiro, RH, TI e Facilities.
O projeto teve inicio em 2008 com a aquisição de licenciamento do software da Astrein para estruturação de central de cadastro e ganhou continuidade com projetos de padronização dos itens. Com mais de 500 mil itens cadastrados, e centenas de obras espalhadas pelo mundo, tornou-se necessário criar uma central e aprimorar o gerenciamento de todo o cadastro.
Rachid Rodrigues, coordenador da central de cadastros e materiais da Odebrecht, conta que diante da grandeza do projeto foi necessário repensar todos os procedimentos. “Além de centralizar os cadastros já existentes em diferentes unidades do grupo, tivemos que desenvolver um padrão para catalogar todos os itens com informações técnicas e comerciais. O maior desafio, no entanto, foi mudar a cultura dos usuários”.
Com a implementação do cadastro em países da América Latina como Panamá, Colômbia e Argentina, houve também a necessidade de incluir a tradução de todos os itens, em inglês e espanhol.
Para redesenhar a central de cadastros, uma equipe técnica foi escolhida para aplicar conceitos e desenvolver as regras para descrição dos materiais, divididos em dois grupos: padronizados e genéricos. Atualmente os itens padronizados somam 30% do total, enquanto os genéricos representam 70%. Nos itens padronizados os formulários de PDMs (Padrões Descritivos de Materiais) são criados com as especificações técnicas e comerciais, que impedem a multiplicidade indevida de itens, para que não haja dúvidas na interpretação de dados e, consequentemente, erros nas compras.
Para a criação de um novo item o usuário solicita o material no sistema, a informação passa pela avaliação da equipe de cadastros, se o item ainda não existir é criado obedecendo aos critérios do PDM com a descrição técnica e a tradução, o novo item é direcionado para uma categoria pré-determinada e recebe o código NCM (Nomenclatura Comum no Mercosul). Após todo este processo as informações ainda são aprovadas por um gestor, antes da inserção no cadastro.
O objetivo da equipe atualmente é aumentar a conscientização dos usuários quanto a necessidade desse procedimento para então ampliar o investimento da empresa neste setor e, assim, alcançar 98% de itens padronizados. “O processo é contínuo e demorado, nos próximos dois anos queremos atingir 60% de dados padronizados”, explica.
Rachid destaca que o cadastro deve ter importância estratégica na empresa. Considerando que o volume de compras médio das empresas representa aproximadamente 40% do faturamento, iniciativas como estabelecimento de contratos de fornecimento, compras centralizadas podem gerar de 3 a 7% de redução dos custos, quantia que representa economia de milhões de reais para a empresa. Ele acredita que a central de cadastros tem potencial para se tornar uma unidade de negócio independente da área de TI. “Esta iniciativa representa o primeiro passo para criação de uma Central de Compras permitindo reduzir custo de aquisição e garantindo a qualidade de entrega dos itens comprados”, finaliza.
